Госдума повышает штрафы за хранение документов в 10 раз

Штрафы за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов увеличивают в 10 раз. Поправки в статью 13.20 КоАП Госдума рассмотрит уже в третьем финальном чтении.

По проекту новые штрафы распределяются так:

• для граждан – от 1 000 до 3 000 руб.;
• для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 руб.;
• для компаний – от 5 000 до 10 000 руб.

Напомним, по действующей редакции статьи 13.20 КоАП за нарушение правил работы с архивными документами будет предупреждение или административный штраф. Причем штраф возможен только для двух категорий.

В первую попадают граждане, которых оштрафуют в размере от 100 до 300 рублей. Во вторую категорию включают должностных лиц, для которых штраф составит от 300 до 500 рублей. А вот для юридических лиц в действующем кодексе ответственности нет.

Инициаторы изменений в КоАП поясняют, что действующая в 2020 году ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов несопоставима с последствиями утраты архивных документов. Причем как для граждан, так и государства в целом.

Кроме того авторы отмечают, что ответственность по статье 13.20 в актуальной сейчас редакции не помогает обеспечить ответственное исполнение руководителями компаний и должностными лицами обязанностей по сохранению и использованию архивных документов.

Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Индивидуальный предприниматель отвечает за хранение документов самостоятельно (ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Требований, как организовать хранение документов, в законодательстве нет. Каждая организация или предприниматель устанавливают свой порядок. Главное, обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (письмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС от 15.08.2013 № АС-4-3/14759). Правила хранения пропишите во внутренних документах организации, например, в положении об архиве.

Удобно разделить все документы, которые подлежат хранению, на три блока. Первый блок — текущий архив, который включает в себя документы за последние три года, открытые для налоговой проверки. Их можно хранить в шкафах бухгалтерии, чтобы иметь к ним быстрый доступ в случае проверки.

Второй блок — специальный архив, который включает в себя документы, которые нужно хранить очень долго (кадровые документы) или за уничтожение которых предусмотрены серьезные штрафы (документы АО или ООО), или документы с особым доступом (режим коммерческой тайны). Подробнее читайте Как хранить документы в кадровой службе и где и как хранить правоустанавливающие документы.

Третий блок — прочий архив. Именно его придется чаще всего пересматривать в поисках документов, которые подлежат уничтожению.